Жизнь человека полна сюрпризов и неожиданностей, которые то и дело ставят под угрозу тщательно расписанные планы. Срочный звонок от начальника с новыми инструкциями, вынужденный ремонт автомобиля, неотложные бытовые хлопоты – все эти непредвиденные ситуации легко могут выбить из колеи даже самого организованного и продуктивного человека. Но не стоит отчаиваться!

Есть эффективные стратегии, позволяющие быстро адаптироваться к подобным обстоятельствам и гибко включать внеплановые события в график без особых потерь времени и сил. Рассмотрим их максимально подробно.

СТРАТЕГИЯ 1: ОСТАВЛЯЕМ СВОБОДНЫЕ ОКНА В РАСПИСАНИИ

Одно из основных правил гибкого тайм-менеджмента – не заполнять рабочий график полностью под завязку. Обязательно оставляйте определенные временные "люфты" и буферные зоны для внезапно возникающих дел и форс-мажорных ситуаций. Это может выглядеть следующим образом:

● За день планируйте только ключевые важные задачи, оставляя 1-2 окна свободными по 60-90 минут.

● Отводите первую половину дня на самые приоритетные цели, а вторую - держите более гибкой.

● Старайтесь не планировать вечерние часы плотно, чтобы у вас был резерв под бытовые дела.

Наличие подобных незанятых окон в расписании позволит достаточно безболезненно встраивать вновь возникающие срочные дела, не ломая основную структуру запланированной активности.

СТРАТЕГИЯ 2: ПРИМЕНЯЕМ ТЕХНИКУ ПЕРЕОЦЕНКИ ПРИОРИТЕТОВ

Нередки ситуации, когда вновь возникшая внеплановая задача на поверку оказывается гораздо более важной и неотложной, нежели изначально поставленные цели. В таких случаях крайне важно быстро определить и переоценить истинную иерархию текущих приоритетов. Для этого задайте себе следующие вопросы:

1. Насколько серьезна и срочна возникшая внезапная проблема? Есть ли крайние сроки для ее решения?

2. Могут ли наступить критические негативные последствия, если не заняться этой ситуацией немедленно?

3. Что будет, если первоначально запланированные задачи придется отложить на некоторое время?

Объективно и трезво взвесив все эти факторы, можно достаточно быстро определить, что именно важнее и критичнее в данный конкретный момент времени.

СТРАТЕГИЯ 3: ИСПОЛЬЗУЕМ ИНСТРУМЕНТЫ ДЕЛЕГИРОВАНИЯ И АУТСОРСИНГА

В крайних случаях, когда на вас сваливается поистине лавинообразный поток срочных и неотложных внеплановых задач, существует серьезный риск утонуть в потоке дел. Чтобы этого не случилось, стоит задействовать проверенные инструменты делегирования и разгрузки:

- Смело перераспределяйте менее критичные задачи между коллегами, сотрудниками, членами семьи.

- Без колебаний отложите выполнение некритичной работы на более поздний срок.

- По возможности задействуйте сторонние сервисы аутсорсинга для передачи части нагрузки на аутсайд.

Кроме того, использование приложения для планирования дня может значительно упростить процесс делегирования и организации задач. Таким образом вы сможете разгрузить себя, высвободив достаточно ресурсов для того, чтобы сосредоточиться на решении самых главных внезапных проблем.

СТРАТЕГИЯ 4: ПРИМЕНЯЕМ ЭКСТРЕННОЕ БЛОКИРОВАНИЕ ВРЕМЕНИ

Если внеплановых событий становится действительно слишком много, и они грозят полностью затмить собой все изначальные цели и планы, может потребоваться крайняя мера – полное блокирование ближайшего периода под решение накопившихся срочных дел. Выделите для этого хотя бы часы, а лучше - свободные дни или неделю. В этот период:

● Отмените все незначительные встречи, совещания, созвоны и прочие мероприятия.

● Жестко ограничьте время на общение, переписку и интернет-серфинг по пустякам.

● Введите для себя строгий режим хронометража, отслеживая расход времени.

● Сконцентрируйтесь исключительно на отработке накопившегося веером критических задач.

Конечно, использовать столь радикальные меры следует крайне аккуратно и осмотрительно, чтобы они сами не привели к полному краху всей системы планирования и не отняли слишком много сил.

Какими бы неожиданностями ни была полна наша жизнь в динамичном современном ритме, практика показывает – даже в самом хаосе можно найти порядок и системность, если овладеть необходимыми гибкими техниками. С помощью описанных методов вы сможете существенно повысить свою адаптивность к непредвиденным обстоятельствам и форс-мажорным событиям.

Главное – не терять присутствия духа и помнить, что любые неожиданности можно превратить в возможности для роста и развития, если проявить находчивость!