В ЛУКОЙЛе создана система кадрового электронного документооборота. Всего проект охватит более 80 тыс. работников, пишет «Коммерсант».

При разработке решения на первом этапе главной задачей являлось изучение специфики деятельности основных категорий сотрудников группы «ЛУКОЙЛ». В компании работают порядка 100 тыс. человек. Больше половины из них — представители рабочих специальностей. Их работа не привязана к офису и стационарному компьютеру. 

Основным элементом Единой корпоративной системы группы «ЛУКОЙЛ» стал личный кабинет во внутрикорпоративном портале. В него автоматически подгружаются все персональные данные сотрудника. Сервис позволяет не только сохранять все оформленные документы, но и сортирует их по тематической направленности. Система присылает напоминания и оповещения, содержит шаблоны наиболее востребованных HR-документов.

Начиная со следующего года для удаленного доступа к системе будет запущено мобильное приложение. Работодателем бесплатно выдается цифровая подпись. Она, наряду с защитой всей системы и архива документов, учитывает все стандарты конфиденциальности информации.

Одним из ключевых результатов проекта стало удобство сервиса. Например, раньше для оформления заявления на отпуск необходимо было посетить минимум три кабинета коллег из различных подразделений компании. Теперь эту процедуру можно пройти в два клика. Это позволит сотрудникам сэкономить время для своих непосредственных обязанностей.

Еще одно следствие перехода на электронные носители — оптимизация объема кадровых документов. В частности, было упразднено 11 видов приказов. Кроме того, автоматизация кадрового процесса как позволяет сэкономить до 16 тонн бумаги в год.

Год назад были внесены изменения в Трудовой кодекс РФ в рамках Федерального закона №377-ФЗ об использовании электронного документооборота без дублирования на бумажных носителях». Электронный документооборот может вестись работодателем посредством платформы "Работа в России" или собственной информационной системы.

Электронная форма допускается при заключении трудовых договоров, договоров о материальной ответственности и иных документов. Однако новые положения не применяются в отношении трудовых книжек и формируемых в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников. В этом перечне – также акты о несчастном случае на производстве; приказы (распоряжения) об увольнении работника; документы о прохождении работником инструктажей по охране труда.

Информагентство «Девон» в 2014 году писало, что В "Татнефти" автоматизировали формирование трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним. Совместной проект татарстанской нефтяной компании с Energy Consulting позволил почти вдвое сократить время на формирование договоров.